如何制作四步PPT图表

第一步：将描述性的标题改成结论  

常见的标题是“XXXX情况说明”、“XXXX分布状态”等，这种标题一般是在描述一件事或呈现一组数据，而并非对数据做出分析。

这时候我们应该采用工作汇报的汇报目的，及在结论先行中的结论类型。

结论类型与汇报目的两者的对应关系为：理解目的—事实与数据、反馈目的—判断与评价、行动目的—行动与步骤。事实和评价结论都比较常见，但很少做成行动结论，因为行动结论的基础是在事实与评价结论的基础上进一步转变而来，如案例中的行动结论是通过总结2012年“72万元”经验得出的结论。

结论在不同的情境中有不同的运用，一般情况下结论越往后对工作意义和价值则越大。

如描述性标题：2008～2012年平均客户金额调查（无结论）

结论三大修改方向。

事实结论：2012年年平均客户金额高达72万元。

评价结论：除2011年外，2008～2012年整体呈上升趋势。

行动结论：2013年应针对 ⅡⅡ 人群制定 ⅡⅡ 广告投放。

将描述性的标题改成结论是图表制作的第一步，需要通过刻意的练习来实现。

下面先来看一组修改的案例。

根据上面的案例完成下列练习，将1与2描述性的标题改成结论，并判断结论类型。

将描述性标题3分别修改为事实、评价、行动三种结论。

第二步：找出结论中的关键词判断图表类型  

数据关系与图表类型通过关键词链接，制作时可通过图表工具表直接查询（工具表将柱形图的类型也做了完全的分解）。

在前面的案例中如选择评价结论制作图表：

除2011年外，五年来整体呈上升趋势。

关键词：上升，数据关系是时间序列。

图表用柱形图不是最合适的，选择折线图更适合体现这种趋势。

在这张工具表中，将数据关系以及常见的图表类型都列入其中，在这个环节中需要注意的是：

（1）必须先有结论，有了结论，工具表才有意义，书中图表案例也都遵循这个原则。

（2）找到关键词这个步骤不能省略，一旦省略，我们又将回到原来的轨迹中，用直觉来判断图表类型。

第三步：制作相应的图表，并调整细节  

第一种细节调整

当图表结论在源数据表中找不到相应的数据，即数据主体发生改变或数据顺序不合理时，制作图表前需完成数据处理步骤。

（1）数据转置：当数据排列与图表制作不相符时，先进行数据转置。

（2）数据合计：上一页结论中是年度总额，而非1～12月的数据，数据按年度求和。

（3）数据排序：无关时间，数据存在排序关系，在Excel中先排序再做柱形图。

（4）数据相关计算：如饼图中的百分比换算，还有下方案例中增长率需通过数据的重新计算。

（5）增加辅助：如在对照关系中，运用“折线+柱形图”的组合，折线图的制作需要增加一列完成。

第二种细节调整：简化数据内容

简化数据内容与呈现图表的重点往往是分不开的，虽然我在内容介绍时将两者分开介绍（为了更好的介绍处理方向和方式），但往往两者在制作PPT时相互关联，密不可分。

（1）简化干扰要素：如图表标题、图例、坐标轴、网格线等。

（2）简化干扰数据：干扰数据分为必要数据（不可删但可弱化）和非必要数据（可删）。

如果图表中信息相对较多或复杂时，建议：

（3）通过动画或拆分实现对信息的简化。

在操作之前，有必要先了解图表中的所有要素。

第三种细节调整：标注重点

图表的重点标注可以通过以下两种方式实现。

（1）用颜色标注重点：单项数据颜色的标注或变化数据颜色的标注。

（2）文字或数据标签标注：某一重点数据通过数据标签及文字说明完成重点标注。以上两种方式可以结合使用。

单项颜色+数据标签标注

变化数据颜色+数据标签标注

（3）特殊图表的标注方式：部分图表类型可使用特有的方式进行标注。

如饼图可通过“重点部分位移+颜色”的方式来实现；百分比堆积条形图可通过调整数据s顺序实现标注图表重点。每种图表的标注方式在图表类型介绍中已有案例介绍，这里不再赘述。

（4）线、框辅助标注：增加在图表中相应的线或框辅助重点的说明，颜色标注可叠加使用。

可以增加线条辅助说明：参考线（目标值或平均值等）、趋势线（数据走向）。区隔可以用加线或框辅助：区隔线、分类框（目的都是将数据进行分类）。

第四步：美化图表  

作为图表的进阶，介绍四种图表美化的方式。

1）数据形状的美化

将柱形图、折线图等图表做不同程度的美化。

立体柱形→多色凌锥型的运用

折线图与面积图组合的运用

2）象形填充数据

用图片、图标、实物将数据进行象形化处理与表达。

（1）图片的象形化运用

（2）图标图形的象形运用

（3）实物图解象形呈现

文章转载：公众号【品位PPT】