【PPT达人养成记】提高效率利器之版式设置、调整字体

设置页面格式

PPT的默认幻灯片的长宽比4：3，如今16：9的宽屏成为了主流比例，PowerPoint提供了16：9、16：10等宽屏尺寸

需要注意，调整页面的显示比例的同时，幻灯片中所包含的图片、图形也会随比例发生相应的拉伸变化。因此，通常在制作幻灯片之前就事先设置好尺寸。

适合打印输出的版式

有些时候，做PPT的目的不是为了屏幕投影，而是打印输出纸质文档，你也可以把页面调整成纸张的大小，例如A4

特殊版式设置

对于非常规的页面设置，在需要打印输出高稿纸时，可以勾选【根据纸张调整大小】选项，使幻灯片页面以最大化还原，并适应所选的打印纸张的长宽比例。

有时候需要把幻灯片保存为图片导出，如果导出来的图片不够清晰，可以通过自定义幻灯片页面大小，把尺寸等比例放大后再进行另存操作

全局统一字体

有时候PPT设计者会希望将整个PPT文档中的所有文字统一成某类制定字体，这种全局性更改字体的需求在许多时候可以通过【主题】中的【字体】来实现。

在默认的情况下，使用占位符生成的文本或新建文本框、形状、图表等对象中的文字都会自动套用主题字体，这些使用主题字体作为其字体类型的文字内容，会随着【主题字体】中字体方案的更改而同步更新，因此，只要没有对文字对象设置过主题字体以外的其他自选字体，就可以通过这个功能快速的实现全局性的字体更改。

除了内置的主题字体以外，还可以创建自定义的字体方案。一个完整的主题字体包括了西文和中文、标题和正文四种类型的组合

可以根据实际需要设置其中任意一种文字的字体，或改变整个字体方案。幻灯片文档中的文本内容根据自身字体的类别自动改变字体。如果是使用标题占位符的文本，就自动对应【标题】字体，其他文本则对应使用【正文】字体。

通过母版版式更换字体

在使用占位符编辑演示文档中的文字内容的前提下，在母版的版式中直接更改占位符的字体样式可以影响到整个演示文档中使用此版式的所有幻灯片中的字体。

比使用主题字体设置全局字体更有利的是，这种方法不仅可以设置字体类型，还可以设置字体大小和样式

如果要对所有版式中的占位符字体进行统一修改，可以直接在总的母版中进行设置，而不需要单独对每一个版式进行操作。例如想要整体设置格式的字体样式，可以直接在母版中设置标题占位符的字体。

温馨提示：如果想要知道某个版式的应用情况，可以放在母版视图下将光标放置在这个版式上停留，系统就会自动弹出一个信息框，显示这个版式正在被哪些幻灯片使用中。如果某个版式正在被某些幻灯片页面所使用，就无法对这个版式执行删除操作。

直接替换字体

除了在主题和母版上进行操作，PowerPoint还支持直接根据现有字体的类型来进行指定的一对一的替换，使用这种方法进行文字替换比较有针对性，每次只对同一种字体的文字起作用，不会影响其他文字。

这种替换字体的操作方法实用面更广：对于大部分人来说，通常没有使用主题字体、幻灯母版和页面占位符的习惯，因此使用这种直接替换的方法比前面那种需要依赖于母版才能事先的方法实用性更强。

特别是当幻灯片由不同的幻灯片合并而成时，使用本方法会非常方便。

这种替换自提的操作方法目标十分明确：在【替换字体】对话框中，【替换】下拉列表当中只会显示当前演示文档中已经使用的字体，而不会显示其他无关的字体。

在替换过程中，也只会将制定的对象字体进行替换，不会影响其他类型的字体对象。

如果要把不同字体全部统一，多次使用本方法即可。

保存PPT时携带字体

如果换灯片使用了系统自带字体之外的特殊字体，把PPT文档保存以后发送到其他电脑浏览，如果对方电脑没有这种字体，通常会失去原有文字的样式。

在保存幻灯片文档选择【另存为】命令，然后打开对话框下侧单击【工具】下拉按钮，在其中选择【保存选项】命令，在选择对话框中勾选【将字体嵌入文件】复选框。
注意：部分具有使用许可限制的字体无法使用字体嵌入功能。