最全的PPT制作步骤

首先，把焦点放在『内容』上，思考通过PPT到底要传达什么信息/观点/态度，以期达到何种目的。

然后，才是运用技巧去优化PPT的呈现方式和效果。

所以五月想表达的是，我们不必过于羡慕或一味追求噱头的形式和设计，甚至被PUA出焦虑感。只要看得多、练得多了，都会慢慢提升的。

作为“零基础”系列的首篇内容，五月想和大家分享自己制作PPT的常规步骤，都是你必须掌握的内容，暂不涉及所谓的“设计”技巧。

如果你没什么基础又想提升PPT技能的，五月建议你耐心看完。

01 安装软件

工欲善其事，必先利其器。

电脑基本都有安装好的Office软件，其中就有PPT，苹果电脑自带的是Keynotes。

有条件的话，尽量选择一台使用比较“顺滑”的电脑，安装较新版本的Office软件。版本越新，往往功能越强大。

当然也不必盲目追求最新，五月现在用的是2019版，功能也足够用了。而且使用普及率比较高，换台电脑也很少出现兼容问题。

如果你需要下载Office软件，五月给你推荐一个网站（HelloWindows.cn - 精校 完整 极致 Windows系统下载仓储站），你可以按需下载安装。

02  新建演示文稿

建议你不要直接在电脑桌面新建。

虽然找起来方便，但培养好习惯更重要。否则，久而久之，桌面文件多而乱，不易查找，而且会因为桌面文件太多导致电脑卡顿，因为桌面文件占用的是系统C盘内存。

可以在你平时存放工作文件的硬盘中先新建一个文件夹并命好名，再将文件夹“发送到-桌面快捷方式”，演示文稿可以新建在这个文件夹里。

这样做的好处是，既方便、又整洁，且不会造成电脑卡顿。

03  版面比例确定

鼠标左键双击『新建的PPT』打开PPT文件。

在制作PPT之前，先确定版面比例。最常用的有2种，16:9和4:3，现在16:9用得更多，也有部分人群或场景继续使用4:3的。

（16:9版面比例）

（4:3版面比例）

在菜单栏“设计”中，选择右侧的“幻灯片大小”，即可选择比例或自定义设置尺寸。

另外，发布会、路演活动等还会用到宽屏比例，这就需要根据播放PPT的屏幕大小尺寸来确定PPT比例了。我们日常做的PPT基本很少涉及到宽屏。

版面比例的确定原则是，如果有明确要求的，按要求来做。没有统一要求的，根据播放PPT的屏幕比例来做。

04  新建幻灯片

鼠标单击深灰色区域即可添加幻灯片。或单击左上角“新建幻灯片”也可添加，还能选择不同版式。

单击文本框范围以内的地方，文本框内出现闪烁的竖线，此时就能输入文字了。

若想编辑文本框的大小或移动位置，可将鼠标光标移动至文本框线上，光标变为『两头或四头箭头』时单击文本框就能选中，按住鼠标左键即可拖动文本框，或调整其高度/宽度。

05  确定背景色

首先我们需要根据播放PPT的设备/现场灯光亮度/场地空间大小（与受众的空间距离），来确定PPT背景色到底是选用深色系还是浅色系。

概括性地说，LED屏用深色系背景，投影仪用浅色系背景。

LED屏是自发光，浅色背景的光线很刺眼，观众看久了眼睛非常疲劳，不利于观感，也会影响整体演示效果。同时，浅色背景的强光形成逆光，拍摄演讲人照片时，易造成面部过暗或背景曝光。

所以，在LED屏播放的PPT，通常建议使用深色背景，例如黑金、深蓝色系等都不错。

（图为小米科技创始人雷军发布会PPT照片）

而投影仪影像是幕布反射光，即便PPT是黑色背景，也会因白色幕布、光线漫反射等，导致整体偏亮。如果是深色背景，将与文字、图片、图表等其他元素的颜色互相干扰，视觉上难以识别、区分，从而影响演示效果。

因此使用投影播放的PPT，建议使用浅色背景。稍微留心一下就会发现，中小学教师的教学课件、演讲稿件等大多选用的都是浅色背景。

06 及时保存操作

及时保存！！及时保存！！及时保存！！重要的事情说3遍。

否则，电脑如果意外断电或者重启，你的努力很可能就白费了。如果你不愿意从头再来一次的话，还是及时保存吧。