年终总结、述职报告PPT如何制作？老司机教你这4个方法

1.结构清晰

先构思主题结构，再设计制作PPT。在构思述职内容时，要重点思考以下三个问题：

（1）哪几位领导听取汇报？

（2）他们的主管范围、主要目标是什么？

（3）他们关心重点有什么？

述职报告的基本框架，你可以采用杰叔总结的11331结构，按照这个结构框架，你往里面填内容、做填空题就可以了。

所谓11331结构，就是一篇工作总结或述职报告由五个部分构成：一个大标题（中心思想），一段序言，三个主要内容（2W1H），每个主要内容下面三个支撑理由，一段结尾。

11331结构，从上到下层层统领，从下到上层层论证，上下映衬，前后呼应。具体内容请阅读杰叔的另一篇长文：个人年终工作总结怎么写？笔杆子给你11331模板，照着填空就行

如果你在述职过程中，想讲好自己的故事，推荐运用 SCQA结构。

SCQA架构出自麦肯锡咨询顾问芭芭拉•明托在《金字塔原理》这本书。SCQA是情景、冲突、疑问和回答四个英文单词的缩写：

（1）S，情境（Situation）：情景或事实。用听众会产生共鸣、熟悉的情境引入，吸引听众；

（2）C，冲突（Complication）：实际情况和平常不一样了，产生了冲突；用“然而/但是”引出，情理之中、意料之外，抛出钩子将听众的注意力钩住；

（3）Q，问题（Question）：那究竟应该怎么办呢？

（4）A，答案（Answer）：我给出的解决方案是……。

SCQA是一种很实用的表达架构，也称四部曲，容易操作，实用有效。

能帮助你在汇报工作过程中，有效表达观点，激发领导兴趣，引起领导重视。

2.保持简单

推荐参照 1-7-7 法则：每页幻灯片一个中心思想，每页最多7行文字，每行文字最多包含7个字。

那么问题来了，为什么是7行文字和7个字呢？

1956年，美国认知心理学家乔治•A•米勒发表了一篇重要论文：《神奇的数字：7±2：我们信息加工能力du的局限》。

在这篇论文中，米勒对人的短时记忆能力进行了定量研究，发现了“神奇的数字：7±2”规律。

米勒的研究结果表明，人的短时记忆广度大约为7个单位，比如阿拉伯数字为7个，字母为6个，单词为5个。

也就说，大脑短期记忆无法一次容纳7个以上的记忆项目，大脑比较容易记住的是3个项目。

所以，述职汇报的时候，一页PPT中的信息不能太多，不要超过7个。

3.形象化呈现

图文互补，图片为主，文字辅助。

做PPT有句行话叫：字不如表、表不如图，还可以再加上一句，图不如视频。

用图片、视频展示，能够更形象化、生动化你的述职。

举个例子，一家国企的干部述职，述职的重点是管理干部如何在危（危急）难（困难）险（危险）重（重大）任务中的表现。

很多人的述职是说自己参与了多少次的危难险重工作，如何辛苦，听众没有概念。

但是，有个干部是放了几张参与抢修任务的照片，照片中，他和同事们满脸油渍、满手污垢、瘫倒在地、四肢朝天，非常有冲击力，最后这个干部的述职被评为第一。

这也提醒我们，在日常的工作中要做好留痕管理，做好记录，留下照片、视频之类的，在你做述职的时候，才有丰富的素材可以信手拈来。

之所以使用PPT述职就是为了能使自己的述职更形象、更生动、更直观，更能够吸引评委的注意力，更能够调动听众的情绪。

如果仅仅是把word文档搬到PPT上，那就没什么意义了。

4.不犯一个错误：炫酷

不少人容易犯的错误是，花比较少的时间去梳理内容，去思考结构，花比较多的时间去考虑风格，去添加什么动画、特效之类的，这就本末倒置了。

如果要给述职来评分的话，好的内容和好的结构是前面的1，风格是后面的0。

如果连前面的1都没有的话，后面有再多的0都没有用。

好的内容和好的结构是骨肉，好的风格只是外在的服饰，只能起锦上添花的作用。

不会高阶玩法的时候就不要做加法，学着做减法，用最质朴简单的风格和原理去做，体现一定的设计感就可以了。

比如，字体统一、相同类型的模块文字大小统一、颜色使用控制在三种以内，不同页面的排版能够体现一定的变化。

有的人把述职当成了PPT审美大会：从某宝花重金买来极尽奢华的PPT模板，辅之以PPT中炫酷的动画展示，从那一刻起，你已经把自己想象成了述职大会上最靓的仔。

殊不知，老板们没有被你的PPT闪瞎，你却可能在现场PPT“卡死”在原地了。

为什么？因为动画过多，PPT转不动了。

也有的，从网上下载的PPT模板，自己也没有检查，结果上场播放的时候是自动播放状态，想停也停不下来，这才叫尴尬之极。

而且，因为模板太绚丽，分散了大家的注意力，台下的观众根本记不住你到底讲了啥，只记得你的PPT里飞翔的小天鹅，或者会眨眼的小妹妹。

所以，要多琢磨内容和架构，少琢磨风格。

一般来讲，述职报告是个比较正式的工作任务，风格就不能太花哨，偏保守一点比较好，特别是在政府机关、国企等文化比较传统的组织里面，更应该保守一点。