汇报工作前，你的文件分发做对了吗？

PPT如果你分发的是PPT

一般来说，工作汇报型的PPT，如果需要打印，是1张A4纸打印2页PPT，双面打印，长边翻转，灰阶打印。这个要提前设置好。

这里要特别说一下的是“灰阶打印”这个选项，如果默认选择彩色，会比较费墨盒；如果选择黑白打印，又如法显示文件中深浅色的设置；而灰阶打印，是在黑白的基础上，又体现深浅色的区分。

如果自己制作的PPT有特殊字体，是小范围使用的话，可以直接转成矢量图或者图片；

如果是大面积使用了这种特殊字体，那么，一是在PPT中嵌入该字体，二是在发送的打包文件中也要放入该字体的安装包。

有些企业邮箱是有限制的，比如单个文件不能超20M或者40M。如果涉及分发时，要了解一下对方的文件接收的大小，在必要的时候进行PPT文件压缩。

在PPT文件压缩方面，最有效的对图片进行压缩，图片参数一般选择150ppi。

分发时，一般一份PDF，一份PPT源文件。

PDF方便手机等多种设备查阅使用，PPT源文件方便对方编辑，尤其是会务组要合并PPT的。

Excel如果你分发的是excel表

可能你会说：客户要打印时就自己设置呢，或者我也不知道客户要不要打印，为什么要我来设置呢？

我在做甲方的时候，遇到没有设置打印范围的excel表，有时候打印发现内容不齐，然后就自己设置；也遇到过乙方发来的文件是设置好打印范围的，打印时就非常方便，对乙方的好感度和专业度就会加了一点点分。

有对比就会有落差。

如果你发出的excel表，没有设置打印范围，万一客户也不会指定打印范围呢，那么有可能你想让客户知道的内容，客户可能都不知道在哪里，压根就看不到。这不是客户的损失，是你辛辛苦苦做好了方案与分析，结果却没被看见，是你的损失。

一般来说，我们拿到一个excel表，第一眼肯定是看标题，以便知道这个表是说什么的，即主题是什么，然后才是挑选自己想要看的内容。

因此，无论什么时候，在发出excel时，请永远选中A1单元格。一般一个工作簿有几页excel表，应该都是选中A1单元格的。