如何做好工作汇报PPT

作为呼叫中心的管理者，除了每天要面对忙碌而繁杂的工作外，我们还要定期通过PPT的形式，向上级领导、向合作伙伴，甚至向客户汇报我们的阶段性工作情况，往往到了这个时候，大家就会两眼摸黑，不知道该从何写起。辛辛苦苦做了很多工作，但就是写不出来，造成“哑巴吃黄连，有苦说不出”的尴尬场景出现。

其实，我们在做工作汇报PPT时，会陷入的一个误区，叫做：APK综合症。APK综合症就是：汇报者更关心的是，他把什么东西放到了汇报中，而不是听众可以从中获取什么。很多人都会犯一个通病，那就是：我要把尽量多的信息都放到汇报片子中，特别是在使用一些图表时，看似信息很多，但是却因为使用了一系列根本无关和难以理解的图表信息，反而使得图表的价值大大降低。为了做好汇报，我们前期的准备工作肯定是会采集大量的原始数据和信息，但是这些没有经过加工的原始信息是杂乱无章的，是没有多大意义和价值的。

我们产生价值的地方，就是通过自己的思考，把这些杂乱无章的信息进行整合，提炼出有价值的东西，这才会是对方感兴趣的东西。做汇报，一定不是一味的“给予”。做汇报，是要给听众传达信息，只有你传达的是他想要获取的信息和他最关心的信息时，才会起到更好的效果。所以说，一定要首先想清楚对方想要听的是什么。所以APK综合症就是主观的认为、我以为，他们需要什么内容，我就尽可能多的展现给他们。

为了避免在工作汇报时出现APK综合症，我们就要理清汇报片子的整体思路：

1.明确汇报的目的

是告知类的，还是要征询意见或批复类的。

2.明确汇报的对象

是上级领导、同事、客户，还是其他外部人员。

3.明确汇报对象的特点

比如：对方的性格特征，是理性还是感性；对方的逻辑思维是怎样的。还比如：对方的工作风格，是关注大方向还是关注细节，是习惯关注人还是关注事。再比如：对方的专业方向，对汇报内容的理解程度，工作背景等等。只有对汇报对象摸透了，才可以站在对方的角度上去思考：他想通过工作汇报获得什么样的信息。这就是所谓的“投其所好”。

4.汇报PPT的风格

一般有文字型，图文型，图片型，图表型、表格型。这也是要根据汇报对象的特点来“投其所好”，千万不能武断的用自己喜好的风格来展示，否则只会为自己的汇报片子减分。其中，文字型的要求：内容简洁，要点清晰，排列整齐，便于阅读；表格型的要求：信息量大，直观，数据体现好，要注意字体大小，突出重点。

5.写作思路

一定要逻辑清晰，内容简洁。无论是工作汇报还是其他类型的PPT，听众更喜欢的是听，而不是看。所以，写作思路不是完全要在PPT中展现，而是要结合PPT上简单的文字，再通过自己的嘴巴来说出来。具体技巧如下：

1.把PPT内容进行整理归纳。用“首先、其次、第三”这样的连接词，把整体内容串起来，这样就非常有条理，讲的人能把汇报的工作内容讲清楚、讲明白，听的人也会分段式的来跟着思路去倾听和思考。

2.讲述的时候，要注重线性沟通法则，即：先说一共讲几点，然后再分别阐述。

3.在做工作汇报PPT前，是要做大量分析工作的，像利用思维导图软件构思或手写的方式罗列汇报纲要等等，然后再往汇报PPT中进行填充。千万不要在没有思路时直接打开PPT去写第1点是什么，第2点是什么…这样做的结果直接会导致汇报内容缺乏逻辑性。当有了思维导图或手写纲要，在汇报时，就可以告知汇报对象：通过某某方式的调研、论证、数据收集及筛选、分析，得出了现在这张片子的结果展现。有理有据，可以让你在汇报时提升一个档次。

理清了整体思路，接下来就要往工作汇报中添加内容了。

工作汇报内容大体上可分为三大板块：

第一板块：总结

就是对已经发生了、产生了既成事实的内容进行展现，而数据的展现是最有说服力的。我们可能听过一句话，叫：字不如表，表不如图。这里的“图”指的是图表。

做工作汇报PPT的总结篇章时，要用数据来体现过去发生了哪些，必不可少会用到图表的形式，而我们现在用的最多的图表格式，像柱形图、折线图、饼图、散点图、雷达图等。

在运用这些图表过程中，还有一些小技巧：

1. 运用箭头、直线、阴影或者各种颜色等图解强调特殊情况。例如：在大量的数据中，有一两个数据是我们要特别强调的，可以采用变换不同的颜色或加深字体、变大字号。也可以利用箭头来表示数据的增加趋势等。

2. 运用“视觉性比喻”形象地表现，想要阐明的信息。视觉性比喻包括：日常能够看到的事物，比如用两只紧握的双手表示合作与共赢，用迷宫表示不知道路在何方等。这些形象的表达都可以增强想要表达含义的形象性，可以加深听众的印象。

3. 重要图表下要配以文字说明。图表要简要直观，但对于重要图表下的文字可以详细一些。因为听众可能在听汇报的时候，没能来得及看你的文字说明，但事后可能会再仔细去看，如果图表下有比较详细的备注的话，会有利于他理解图表、看懂汇报。

4. 制作多重图表来演示用一个图表不能表达的复杂信息，不要企图用一张PPT或者图表，表达出你所有的观点。记住一句话：“用1张幻灯片中陈述5个观点与在5张幻灯片中陈述1个观点所花的时间相同。” 将信息细分还会有利于听众吸收，可以使他们将注意力集中在一个观点上，并且可以增加易读性。

第二板块：计划

写计划时，建议大家使用，带有数据或标准的表格，会更加直观些。表格可以一目了然看清楚，你要做哪几项事情，1、2、3、4列出来，做每件事情，要完成的时间节点是什么时候，责任人、配合人都是谁，需要哪些支持和帮助等等，一张表就可以搞定。

第三板块：问题、建议

在写这个板块的PPT时，建议大家使用SWOT分析法：优势、劣势、机会、威胁。这里就不赘述SWOT分析法是什么了，我们来通过一个参考格式来理解下，如何在问题及建议的板块中运用SWOT分析法。

参考格式：

问题及现状：优势、劣势（能用数据表现的尽量用数据）

措施及效果：（既有过程，也有结果）

下一步计划：机会 （明确时间点、预计达到的效果，能用数据的尽量用数据）

建议及需求：威胁（明确到具体部门或个人，希望得到帮助的限定时间）

具体案例的运用：

作为呼叫中心的管理者，你对自己所带领的团队的一次性解决率这项指标不满意，觉得还有提升的空间，但这项指标的提升又存在变数，还需要其他人的帮助时，就可以写在问题及建议里。

我们用SWOT分析法来套用下这个案例，

问题及现状：（优势、劣势）

目前一次性解决率在所有团队中，排名第一，老员工的一次解决率高出目标值**%。但新员工一解率只有**%。造成整体解决率较之上月下降了**%（能用数据表现的尽量用数据）

措施及效果：

针对这个问题，我们安排老员工对一解率低的新员工进行帮扶，帮扶一个月后的效果是***。但过程中发现，老员工过少，新员工太多，往往是1个老员工要帮带5个新员工，力不从心（既有过程，也有结果）

下一步计划：（机会）    

*月*日前，对新员工进行分层，由评定为一解率为优的新工帮带评定为中的新工。由老员工帮带评定为差的新工。同时由管理者也负责帮带一名最差的新员工。（明确时间点、预计达到的效果，能用数据的尽量用数据）

建议及需求：（威胁）

降低人员流失，需要人资部门配合运营项目部门做好人员稳定工作，保证优秀老员工的留存率，建议在*月*日前为第一个周期，检查效果。（明确到具体部门或个人，希望得到帮助的限定时间）

工作汇报PPT是一门技术活，不是将工作日志的罗列汇总，而是要将自己阶段性工作的过程及效果，结合自己的思路和想法，通过带有逻辑的语言和文字展现出来。相信通过自己的不断思考，反复钻研，再借助上述的思路，大家也能在工作汇报时，游刃有余，将自己的工作成绩展现地淋漓尽致。