管用的PPT基础知识一篇就够了

PowerPoint作为一款备受欢迎的办公软件，大多数人只知道常见的一些基础功能，而更深层次的功能，了解不多。下面就一一介绍各个选项卡中非常有用但往往被忽略的功能，常见的就不说了哈！

 

1、开始选项卡

 

1.1 【替换字体】

当我们做了一个PPT，需要把里面所有宋体，改为微软雅黑时，我们点击【替换字体】，即可一键替换文件中所有宋体，变成微软雅黑。如果没有这个功能，你要白费多少力气才能替换完？

1.2 【自定义设置默认字体】

将输入的文字字体默认为其他字体，而不是系统默认的宋体。

一般输入文字，系统默认的是宋体，如果不想输入以后又修改，可以提前把默认字体改为其他字体，比如黑体，可以先把文本框中的文字换为黑体，再设置为默认文本框，下次插入字体时，直接输入的就是黑体字。

1.3 【PPT图层】

PPT和PS一样，有图层的概念，当某一页PPT元素过多时，上下重叠在一起，我们编辑起来会很麻烦，这时，我们就可以分层编辑，暂时不需要编辑的层可以选择隐藏。点击【选择】就能看到这个功能。

举个例子：假如一页PPT中同时编辑多张图片，我们可以打开选择窗格：

对最上面的那张海报进行编辑时，我们可以先把其他的海报暂时隐藏起来，编辑好以后，再把这一层隐藏，打开下一层。

另外，当我们插入过多动画时，同样可以采取这个方法进行操作。

1.4 【格式刷增强版】

指复制一次格式，同时为多个文本框刷出指定的格式。

普通的格式刷是点一下格式刷，为指定的文本框刷出格式，然后格式刷效果消失，如果想继续为另一段文本框刷出格式，需要循环上面的操作。而增强版，只需要双击格式刷选项，然后你就可以任性的给N个文本框刷出同样的格式！

 

2、插入选项卡

 

2.1 PowerPoint自由截图工具

当我们需要在未联网状态下截图时，往往用不了QQ、微信，但是，你可以试试PowerPoint自由截图工具。

2.2【SMARTART排版图片】

图片排版和图文排版常常会比较麻烦，耗费精力。有一个简单省事的方法，就是【插入SMARTART】。

比如，我们想做瓷砖风格的图片排版，可以利用这个功能快速实现：

就像这样：

2.3 【插入对象】

当我们想在PPT中插入一些数学符号时，可以用到【插入公式】：

但这个公式数量不多，如果我们想插入其他公式或特殊符号怎么办呢？你可以试试【插入对象】。比如这个：

记得是Microsoft 公式 3.0，还可以勾选右边的显示为图标。

让我们插入个特殊符号试试：

知道这个方法，老师们就不用在网上复制粘贴别人的公式，再来修改数字了，是不是很棒。

当然，【插入对象】中还有个很强大的东西，叫绘图。如果我们想在PPT中插入一个手绘的图片，我们可以直接点击【插入对象】，选择Bitmap image，就可以直接在画板上作业了。

2.4 【音频录制】

我们知道，PPT毕竟是配合演讲使用的辅助演示工具，当我们想把做好的PPT文件发给别人时，可以配好音频解读，方便别人理解。这时，可以用到【录制音频】功能。

另外，还有很多人把PPT中的录制声音当做一个录音机来用也是不错的选择。

2.5 【录制视频】

如果我们想在PPT中插入一段视频，而视频却不能从网络上下载下来，可以用到【录制视频】功能。

选择录制视频播放窗口的大小，开始录制，直到结束，然后插入到PPT文件中。

 

3、切换选项卡

 

3.1 【设置自由换片时间】

当我们想让PPT某些页面自动播放，有些页面手动播放，该怎么办呢？你需要对相关页面【设置自动换片时间】。如果想自动播放，就【设置换片时间】，如果想手动播放，就选择【点击鼠标时】。

 

4、幻灯片放映选项卡

 

4.1 【设置幻灯片放映】

我们的幻灯片放映默认是全部，这里你可以修改为从X到N的页码，注意，页面必须是一个区间。

但有些时候，你想挑选某几页幻灯片来放映，比如第1，4，5页，其他的都不播放，该怎么办呢？

你需要【自定义放映】，但这个按钮正常情况下是不能勾选的。

你需要先在这里设置下：

然后，这里就可以勾选了。

4.2 【一键去除幻灯片所有动画效果】

这里还有一个神技能，99%的人都不知道，当你做了一个PPT时，里面设置了很多的动画，当老板说不需要播放动画时，你可以点击【放映时不加动画】，一步到位：

4.3 【使用演讲者视图】

当我们在台上演讲时，一般而言，无论是投影屏幕还是电脑，显示的都是本页内容，那下一页是什么内容怎么看到呢？

实际效果就是这样，左边为当前页，右边为下一页：

 

5、审阅选项卡

 

5.1 【翻译工具】

我们做PPT时，经常需要用到英文，一般人会打开某些翻译网站，输入中文，翻译成英文，这个方法有点慢，我们可以使用PowerPoint自带的【翻译工具】。

5.2 【幻灯片文件合并】

当我们想把一个PPT的所有页面原封不动的插入到另外一个PPT中时，可以用到审阅中的【比较】功能。看个例子：

把一个PPT插入到另外一个PPT后的效果：

 

6、视图选项卡

 

6.1 【形状对齐时显示智能向导】

当我们在对齐形状时，可以选择【显示】中的【形状对齐时显示智能向导】，就会自动出现智能参考线，帮助完成对齐。

 

7、文件选项卡

 

7.1 【保护演示文稿】

有些时候我们做完一份PPT后，为了防止文件被修改，我们可以对文件采取相应的保护。

7.2 【检查幻灯片兼容性】

有时候制作PPT用的是高版本的PowerPoint软件，如13版，但演示用的电脑上可能是低版本的PowerPoint软件，如07版，这时可以【检查兼容性】，提前发现一些兼容性问题。

7.3 【增加操作撤销次数】

PowerPoint有一个撤销编辑的功能，当我们做了某些错误的操作时，可选择撤销，但默认智能撤销20次，我们可以修改为最高150次。

在【文件】，【选项】，【高级】中，我们可以修改：

7.4 【嵌入特殊字体】

当我们做PPT时，我们可能会用到一些特殊字体，但别人的电脑上没有这个字体的话，特殊字体就会默认变成宋体，这时，我们可以将字体嵌入到PPT中。

7.5 【保持幻灯片中图片的质量】

当我们在PPT中插入图片时，会默认把PPT文件中的图片尺寸缩小，在电脑上看不出来有什么问题，但是在大尺寸的投影屏幕上就会显得有些模糊，怎么办？

我们可以勾选不压缩图片文件的大小：

大概就是这些内容，希望对您有所帮助!欢迎在评论区留言。